Clémence Heymelot - Event director at Bikemonkey (USA)

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Clémence Heymelot est une française qui a décidé partir à l’autre bout du monde pour travailler et vivre sa vie aux USA. Après un Master dans le Management Sportif en France, elle est devenue en peu de temps chef de projet événementiel chez Bike Monkey, une entreprise d’événementiel sportif spécialisée dans le cyclisme.

Pouvez-vous me parler de votre parcours et de votre profession actuelle ?

CH: Comme je n'ai pas trouvé de travail à temps plein en France après mon Master en Management Sportif, j'ai décidé de partir aux Etats-Unis. J'étais une Coordinatrice de Volontaires pour une entreprise française à but non lucratif pendant 9 mois en 2016 et j’ai commencé à occuper mon poste actuel en septembre 2016 en tant que Directrice de Festival. Je suis maintenant chef de projet événementiel pour l'entreprise et ai étendu ma portée de travail aussi bien que mes responsabilités.

Quelles sont vos motivations au travail ?

CH : J'AIME ce que je fais parce que quand je le fais bien, nos participants passent un bon moment à nos événements. Mon objectif perpétuel est d'améliorer nos événements d’années en années pour que cela ne devienne pas une routine et on cherche à élever à chaque fois la qualité d'expérience des participants. J'aime aussi le fait que nous travaillions dans une superbe communauté, en plein air et que j'ai un calendrier très flexible.

Comment définiriez-vous le risque ?

CH: La prise de risque dans le domaine de l’événementiel sportif (ici du cyclisme) est partout. Vous devez planifier un certain nombre de choses qui doivent arriver coûte que coûte, mais cela (et le coût qui y est associé) dépend du nombre de participants, et si vous ne planifiez pas bien, vous finissez par perdre de l'argent. Dans la gestion d’événements autour du cyclisme, la tendance est d'attendre la dernière minute pour s'inscrire à un événement (le temps est un facteur déterminant - les gens attendent de voir le temps qu’il va faire le jour de la course) mais en tant qu’organisateurs de ces événements, nous avons des engagements à prendre envers nos fournisseurs (gérer la marchandise, la nourriture, les sponsors ...) des semaines à l'avance et il y a toujours le risque de "prévoir trop large" et donc "de trop dépenser".

"IL ARRIVE PARFOIS QUE LA REALITE NE CORRESPONDE PAS A VOS ESPERANCES."

Comment mesurez-vous le degré de risque ?

CH : Il est toujours plus facile de planifier un événement qui a eu beaucoup de participants et de bons retours dans le passé, parce que vous savez que les gens viendront. Ca devient plus délicat quand vous créez un nouvel événement parce que même si vous pensez que les gens s’inscriront à coup sûr (comme le Sagan Fondo à Truckee - Peter Sagan est UNE REFERENCE dans le monde du vélo), parfois la réalité ne correspond pas à vos espérances.

Prenez-vous un risque plus facilement seule ou en groupe ?

CH : de part la nature de mon travail et la (petite) entreprise dans laquelle je travaille, le risque est par définition pris en groupe. Nous nous consultons quand nous estimons que la décision que nous devons prendre seul pourrait avoir un impact d’envergure sur la résultat global (l'événement dans son ensemble) parce que 95 % du travail de chacun pris individuellement auront un impact sur celui des autres.

Pouvez-vous nous parler d’un risque que vous avez pris au cours de votre carrière ?

CH : le premier risque que j’ai dû prendre a été de quitter la France et repartir de zéro ici aux Etats-Unis sachant que je n'avais aucune connaissance dans le cyclisme. Je suis arrivée dans l’entreprise quatre semaines avant le plus grand événement de l'année et j'avais un rôle très important donc c'était définitivement un défi.

Quelles ont été les principales difficultés que vous avez rencontrées ?

CH : me lever pour me mettre à jour et rattraper mon retard sur des sujets et domaines sur lesquels le reste de l’équipe avait travaillé depuis déjà plusieurs mois et de me familiariser avec les termes spécifiques au cyclisme, aux événements sportifs en général et à la manière dont Bike Monkey gère ses événements. Occuper un poste de direction d'une grande équipe était aussi quelque chose pour laquelle il fallait que je devienne à l’aise très rapidement.

"J'ETAIS ASSEZ MOTIVEE POUR SURMONTER TOUS LES OBSTACLES QUE J'AI RENCONTRES AU DEBUT"

Est-ce que ça en valait la peine ? Seriez-vous prête à reprendre ce risque maintenant que vous connaissez les conséquences ?

CH: Ca en valait VRAIMENT la peine. Je le ferais de nouveau sans hésiter. Je pense sincèrement que la gestion d'événements est ma vocation et que j’étais assez motivée pour surmonter tous les obstacles que j'ai rencontrés au début. Je suis passionnée et je ne ferais rien différemment parce que je ne serais pas où je suis aujourd'hui. Je me réveille chaque matin, impatiente d'aller travailler.

"LA VIE EST PLEINE D'OPPORTUNITES, MAIS PARFOIS VOUS DEVEZ PROVOQUER VOTRE DESTIN ET LE BOOSTER UN PEU ;)"

Si vous aviez des conseils à donner aux d'autres, quels seraient-ils ? CH : Ouvrez votre monde de possibilités et n'ayez pas peur de réaliser un grand changement dans votre vie ou carrière. Faites-le tant que vous pouvez, ou vous pourriez le regretter plus tard... La vie est pleine d'opportunités, mais parfois vous devez provoquer votre destin et le booster un peu;) Et utilisation votre réseau ! Les gens que vous connaissez seront souvent plus utiles que vous ne le pensez !

Comment gérez-vous le stress et la pression au travail ?

CH : j’étais proche du burnout une fois mais je sais que je peux compter sur le reste de l'équipe quand j'en ai vraiment besoin. Je m’autorise à "débrancher" pendant quelques heures chaque jour, la semaine des événements, pour garder suffisamment d'énergie et ainsi faire face aux moments de folie que représentent les événements et j'essaye de me tenir à mon rythme de séances de sport (3 à 5 fois par semaine) pour me vider l’esprit et être tellement fatiguée que je peux dormir la nuit malgré le stress.

Quels défis recherchez-vous ?

CH: de nouveaux événements importants parce que même s'ils sont risqués, ils en valent vraiment la peine! J’ai besoin d’adrénaline.

Comment évaluez-vous le succès ?

CH : Pour moi, le succès c’est l'évolution dans une carrière, avec plus de responsabilités et un rôle plus important dans l'entreprise. Les événements réussis sont ceux que les gens attendent avec impatience chaque année parce qu'il va être leur "meilleur événement de l'année". Recevoir des emails de remerciement après l'événement de la part de différents participants avec qui vous avez interagi avant l'événement est aussi une grande marque de réussite parce qu'ils prennent le temps de vous écrire, tandis que généralement, les personnes qui vous contactent après un événement le font généralement seulement pour se plaindre ...

Découvrez les événements qu'organise Clémence Heymelot : https://www.bikemonkey.net

Prochain interview: Sumedha Koche, entrepreneure à Singapour

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Clémence Heymelot is a French woman who decided to cross the ocean to work and live her life in the USA. After a Master’s Degree in Sports Management in France, she became in a short time the Event Director of Bike Monkey, a cycling events company in California.

Tell me a little about your professional background:

CH: As I couldn't find a full-time position in France after my Master's Degree in Sports Management, I decided to move to the US. I was a Volunteer Coordinator for a French non-profit for 9 months in 2016 and then started my current job in September of 2016 as a Festival Manager. I'm now the Event Director for the company and have expanded my scope of work as well as my responsibilities.

What motivates you at work?

CH: I LOVE what I do because when I do it right our participants have a great time at our events. My perpetual objective is to make our events better from one year to another so it doesn't become a routine and we higher the participant's experience every single time. I also love the fact that we work in a great community, in the outdoors, and that I have a very flexible schedule.

How would you define risk?

CH: Risk taking in the world of sports (cycling) event is everywhere. You have to plan on a certain number of things that need to happen no matter what, but the extent of it (and the cost associated with it) depends on the number of participants and if you don't plan well, you end up losing money.

In cycling events, the current trend is to wait for the very last minute to register for an event (weather is a big determining factor --people wait to see how the weather is going to be for that day) but as event organizers, we have to make commitments to our suppliers (merchandise, food, sponsors...) weeks in advance and there is always the risk to "over plan" and therefore to "over budget" it.

" SOMETIMES THE REALITY DOESN'T MATCH UP WITH YOUR EXPECTATIONS"

How do you measure the degree of risk?

CH: It's always easier to plan an event that has had a lot of attendance and good reviews/feedback in the past, because you know people will show up. It gets trickier when you do a new event because even if you think that people will register for sure (like Sagan Fondo in Truckee --Peter Sagan is a HUGE name in the cycling world), sometimes the reality doesn't match up with your expectations.

Do you take a risk more easily alone or in a group?

CH: Because of the nature of my work and the (small) company I work in, risk is by definition taken by the group. We consult each other when we feel that the decision we need to take as an individual could have a big impact on the bigger picture (event as a whole) because 95% of one's work will impact the others'.

Can you share an experience of a risk you have taken in your career?

CH: First risk taking for me was to leave France and start from scratch here in the US while I didn't do anything about cycling. I came on board four weeks before the biggest event of the year and I still had a very important role so it was definitely a challenge.

What were the main dificulties you encountered?

CH: Getting up to speed on topics and areas that had been worked on and planned for several months by the rest of the team and getting familiar with terms specific to cycling, cycling events and Bike Monkey's way of running events. Being in the lead position of a big team was also something I had to become comfortable with very quickly.

"I WAS MOTIVATED ENOUGH TO OVERCOME ALL THE OBSTACLES I ENCOUNTERED AT THE BEGINNING"

Was it worth it or not? Would you take it again, or is that something you will not ever repeat now that you know the consequences?

CH: TOTALLY WORTH IT. I would do it again in a heartbeat. I sincerely think that event management is my true calling and that I was motivated enough to overcome all the obstacles I encountered at the beginning. I am passionate and I wouldn't do anything differently because I wouldn't be where I am today. I wake up every morning and can't wait to go to work.

"LIFE IS FULL OF OPPORTUNITIES, BUT SOMETIMES YOU HAVE TO PROVOKE YOUR DESTINY AND GIVE IT A LITTLE BOOST ;)"

If you had some advice to give to others, what would they be?

CH: Open your world of possibilities and don't be afraid to make a big change in your life or career. Do it while you can, otherwise you may have regrets later... Life is full of opportunities, but sometimes you have to provoke your destiny and give it a little boost ;) And use your network! People you know will often be more resourceful than you think!

How do you handle stress and pressure at work?

CH: I came close to a burn out once but I know I can rely on the rest of the team when I really need to. I allow myself to "unplug" for a few hours every day during event week to have enough energy left to face the crazy event times and I try to keep up with my work out schedule (3 to 5 times a week) to clear my mind and be so tired I can sleep at night despite the stress.

What challenges are you looking for?

CH: New big events because even if they are risky, they are so worth it! I am looking for adrenaline.

How do you evaluate success?

CH: To me, success means evolution in a career, with more responsibilities and a bigger role within the company. Successful events are events that people look forward to every year because it is going to be their "best event of the year". Receiving thank you emails after the event from different people who you have interacted with before the event is also a big mark of success because they are taking the time to write to you while generally, people who reach out after an event just want to complain...lol

Find Clémence Heymelot's cycling events company: https://www.bikemonkey.net

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